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2010慈青生活禮儀學習營心得

Part 6: 新手執秘日記

◆執秘的定位？

一開始答應韋任的邀請時，他問：「那宜臻你知道你要承擔什麼嗎？」「什麼？不是執秘嗎？」「哈哈，對啊對啊，不是領隊啦，你放心。……那你知道執秘要做什麼嗎？」「……不知道。」「大概就是協助領隊協調各組，關心掌握各組近況。沒那麼難啦！」「……喔，好。」怎麼聽起來這麼玄啊？

        當晚我就問2009社區營隊的執秘懿君：「欸，你當過執秘，感想如何啊？」她說：「不錯啊……腦細胞死光光。」「……你這麼說，讓我不得不慎重考慮。」

營前，當各組忙著寫企劃書、寫細流、組內緊鑼密鼓地召開大大小小組聚時，我則陷入無事可做的恐慌，一直沒有在做事的感覺。所以迎新宿營時，我就差點自我介紹成「隊輔長」……領隊課務會議時，自我介紹時講到「我承擔的是……」又愣了一下，忘了自己的職稱，引來大家哄堂大笑……執祕這個角色，的確讓我困惑了好一陣子。真的是應了那句靜思語：「真正沒事做時，是輕鬆不起來的。」

霈澄說：「既然覺得自己沒做事，就快去找事做啊！」不過霈澄也說「可以請教去年的執秘，李怡臻學姐」。還記得行前訓時，霈澄就形容怡臻學姐總會「製作ppt，觀察各組的優點、特質」。芳蘭圍爐那天，正好請教怡臻學姐。學姐分享：要「自己找事做」，細心地觀察、貼心地關心。也可以想辦法營造歡樂或溫馨的氣氛，譬如：「搞笑圖說」等等。也感恩執秘經驗老到的怡潔學姐，寫了封好長的信，告訴我們執秘的任務。終於有些方向了。

行前訓時，昀潔和我腦力激盪後，覺得我們的風格比較適合營造「歡樂」的氣氛，也因此有了籌會特刊、行前作業頒獎典禮、營中幕後花絮的構想。

★〈NOTE〉領隊課務會議──霈澄學長分享：「行政組經驗傳承」

1. 怎樣的承擔，才叫做圓滿？

2. 營隊終有結束的一天，但人的「緣」是不會結束的。

3. 慈青路上，彼此提攜的力量很重要。

4. 營隊容易營造革命情感，將各功能組、每個人的緣串起來。

5. 心成營領隊(余宛蒨學姐)，每個禮拜寄〈學員快報〉給大家，訪問組長心情、近況。我說：「你們連開會都抽不出時間了，你是太閒了喔！」學姐說：「沒有很閒，但是這很重要！」

6. 要讓大家感情變好，是需要花些巧思的。這就是行政組的使命。

7. 如果除了事項以外就無話可說，很難凝聚感情。

8. 讓大家享受這個營隊，而非苦悶。

9. 我第一次當學員長時，不知道該做什麼。學姐告訴我：「你就買零食去組聚就對了。」陪伴各組，只是如表象的「討好工作人員」嗎？不只。

10. 如何關心各組？用「問」的，是最不直接的方法。

11. 在一旁默默感受氣氛。譬如人文真善美長很忙，只能以「還好」來打發你。可在旁邊做結緣品，仔細觀察。組長很忙，再跟她說太多事，她也會爆炸。

12. 仔細思考「如何讓承擔更圓滿」。

★蘇怡潔學姐的一封長信

關於執秘啊，我只能說它是一個非常微妙的角色~

執秘可以是「領隊的小秘書」、可以是「團隊的潤滑劑」、更可以是「訊息的傳播者」，只看我們要用什麼樣的角度去切入~

(中略)

 [總之，]當執祕就是要隨時縮小自己，比別人更去注意小細節，這樣就不會覺得說執祕不知道要做些什麼樣的事情了~

所以要把自己當作是營隊中很重要的一顆小螺絲釘，隨時進行補位的動作唷~ 祝福你們~

◆打雜有感

開營第二天的隊輔小會，我和米洵學長聊了一下，跟他說：「我幾乎都在打雜耶！」米洵說：「我也差不多耶！」我說：「哈，打雜也是門學問耶！打雜打不好，要打更多雜……」營隊中，常有各式各樣的雜務「冒」出來：上至中會紀錄、接待講師，下至印文件、割廢紙、搬器材……往往一整天下來，好像沒做什麼事，但時間就這樣在雜務中過去了。

營後，有位夥伴聊到「在營隊除了好玩外，沒什麼心得。一直做雜事」。醫院志工隊，也有夥伴分享「自己的定點，天天都重複同樣的事」。某位學長回饋：他遇到一位師姑，是負責幫病人送餐的。一般人對「送餐」的印象，就是把飯菜放在病房桌上，如此而已。但這位師姑，卻把這份工作做得更細緻：她細心貼心地觀察每位病人；假如病人將簾子拉上，表示正好在睡覺，她就晚點再送過去。假如病人食量較大、或者特別愛吃哪道菜，她也會特別注意。小事不做，大事難成。要把事項做好，很簡單；要把事項做得「好上加好」、還做得歡喜，不簡單。

薪傳營時，呂學正師伯提到：高雄杉林大愛園區的志工，每天幫以工代賑的鄉親洗淨手套，每天恭敬地呈上志工背心。這些志工不也是日復一日地「打雜」嗎？但他們卻做得那麼歡喜，「在繁瑣中學習耐性」。即使同樣在砌一道牆，有人覺得意興闌珊，有人意興昂揚地覺得自己在打造一座城堡。同樣地，清理寮房，也可以看作「為新發意菩薩佈置一個乾淨舒適的環境」。萬法唯心造；做的事都一樣，就看心念如何看待所做的事。即便是打雜，也可以「打得開開心心」。這也是我要繼續學習的。

◆每日幕後花絮

說起這個，當初和昀潔討論出「要營造歡樂的氣氛」，就有了在營中製作「每日幕後花絮」PPT的構想。大家都看過PPT內容了，在此就不一一贅述啦。其實很多都是昀潔想的，我只是不時加點意見而已。我們常常都做幕後花絮「做到無法自拔」……

每天工作人員大會後，都好期待大家看到花絮的反應，也希望這營隊真能讓大家「樂在其中」、「樂於配合」地開懷大笑、或者「苦中作樂」，在笑聲中忘憂。在後面按PPT時，我都一直碎碎念：「什麼？居然沒笑？吳昀潔你low掉了……」「哇！居然笑了耶……大家的笑點好奇怪。」「這張怎麼沒笑？我覺得還不錯啊！」暴怒的昀潔只好說：「不要再唸了，快切下一張啦！」

這回也要無限感恩昀潔的支持、包容囉！紮營第一天，才發現原來昀潔是個「high咖」~ 合作愉快囉！